Le plan de formation est un outil qui aide l’entreprise à cerner ses nouveaux besoins en compétences, les talents à recruter mais aussi ceux dont elle dispose en interne et qui nécessitent un complément de formation.

Il est donc un plan d’actions à inclure dans votre stratégie RH chaque année, pour constituer un capital humain à la mesure de vos ambitions et ainsi développer votre structure.

En apportant un soin particulier à la formation de vos salariés, vous développez leur motivation, un climat social favorable et votre compétitivité.

Mais comment mettre en place un plan de formation ?  Nous vous proposons 4 étapes pour vous aider à le faire.

Plan de formation : définition

Avant d’élaborer les 4 étapes de réalisation, il est important que vous sachiez la définition d’un plan de formation, son utilité et son origine.

C’est un document récapitulant l’ensemble des actions de formation sélectionnées par l’employeur afin de développer les connaissances ainsi que les compétences de ses salariés, pour améliorer leurs performances et le bien-être au travail, qu’il s’agisse de nouvelles recrues ou collaborateurs de plus longue date. 

Plan de formation : utilité

Notez que le plan de formation n’est pas obligatoire mais il est recommandé d’en faire un.

 Il vous permet de faire un état des lieux de vos besoins en ressources humaines, en talents à développer ou à recruter, de planifier sur mesure les formations nécessaires, d’acquérir ou de développer les compétences pour faire face aux évolutions du secteur et garantir sa compétitivité, mais aussi de fidéliser vos talents et d’en attirer de nouveaux et de les motiver.

Il est essentiel de savoir que si la loi n’est pas stricte sur l’élaboration du plan de formation, elle l’est en ce qui concerne les devoirs fondamentaux de votre entreprise sur un accompagnement minimum de vos salariés.

Plan de formation : qui en est à l’initiative ?

C’est à vous, employeur, de programmer les formations après consultation des représentants du personnel, et de choisir librement les salariés en bénéficiant, sans discrimination.

Par exemple, vous pouvez décider de former uniquement vos développeurs à une nouvelle technologie, mais sans en exclure aucun.

L’employé peut aussi prendre l’initiative et demander à participer à une formation prévue au plan de développement des compétences, sous réserve de l’acceptation de la direction.

Par contre il est important de savoir que s’il refuse de suivre une formation nécessaire au bon exercice de sa fonction actuelle ou de son évolution de poste prochaine, cela peut constituer un motif de licenciement.

A l’occasion d’un entretien professionnel, l’employeur et l’employé peuvent aborder les besoins en formation.

Plan de formation : 4 étapes de réalisation

Pour mettre en place votre plan de formation, voici 4 étapes :

Etape 1 : analysez vos besoins et définissez vos priorités en matière de formation

Il est important que votre entreprise soit à jour sur les évolutions techniques, technologiques et organisationnelles de votre secteur et du marché en général, et c’est l’une des missions de votre responsable des Ressources Humaines.

La personne en charge doit également désigner des responsables dans vos différents services pour recueillir leurs préconisations en matière d’équipements et de connaissances nécessaires, afin de travailler dans les meilleures conditions et faire face à la concurrence.

Elle fait aussi un point sur vos actions passées et leur bilan afin de définir les objectifs et les salariés à former en priorité.

Il faut également mettre en place des objectifs de formation et des actions de formations parmi lesquels il faudra peut-être choisir en fonctions de vos urgences et selon le budget dont votre entreprise dispose.

En parallèle, la direction RH doit consulter annuellement tous les salariés de votre entreprise pour recueillir leurs besoins en formation mais aussi leurs désirs d’évolution et de montée en compétences. L’entretien professionnel est un excellent moyen de détecter des compétences insoupçonnées en interne ainsi que des volontés de se former.

Etape 2 : choisissez les formations

A la fiche de poste du RH déjà chargée, s’ajoutent :

• La recherche des différentes formations disponibles, des prestataires agréés et des formats (en présence ou à distance),
• La consultation des catalogues pour en connaitre les dates, les durées, les coûts, les modalités (inscriptions, certifications, etc.),
• La planification et la budgétisation prévisionnelles des actions de formations envisagées.

Notez également que des formations obligatoires, de type sécurité, doivent figurer impérativement au programme.

Avant que ce travail ne soit validé et communiqué aux salariés de votre entreprise, il faut que le responsable RH et la direction soumettent le plan de formation aux représentants du personnel pour qu’il s’assurent que cela correspond aux orientations stratégiques de l’entreprise et qu’il n’y ait pas de discrimination.

Etape 3 : mettez en place des actions de formation

Maintenant que le plan de formation est validé, il faut le mettre en œuvre via :

• La planification des actions de formation,
• Le montage de projets de formations en interne, l’inscription des participants aux différentes sessions,
• La signature des conventions de formations avec les prestataires, l’envoi des conventions aux salariés et le paiement des sessions de formation.

Etape 4 : suivez vos actions de formation

Le plan de formation sert à formaliser les actions prévues mais aussi à les suivre. Il s’agit :

• Du statut des formations (planifiées, en cours ou effectuées),
• Du type de formation (initiation, perfectionnement),
• De l’intitulé de la formation, du lieu (en présence ou à distance),
• De l’organisme formateur,
• De la durée de la formation,
• De la date de la formation,
• Des coûts de formations (dont frais annexes en restauration, hébergement, etc.) et des salariés concernés.

Vous pouvez élaborer votre plan de formation sous Excel afin de profiter des menus déroulants et des options de filtrages des informations.